Le cadre légal
Le traitement des données personnelles des salariés est encadré par le RGPD (Règlement UE 2016/679) et la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée. La CNIL publie des référentiels spécifiques à la gestion des ressources humaines qui précisent les durées de conservation usuelles.
Ce que contient ton dossier, et combien de temps il est conservé
| Type de donnée | Durée de conservation indicative |
|---|---|
| Dossier de candidature (non retenu) | 2 ans après le dernier contact |
| Contrat de travail, avenants | 5 ans après le départ du salarié |
| Bulletins de paie (double employeur) | 5 ans |
| Évaluations, entretiens professionnels | Durée du contrat + quelques années (variable) |
| Données de badgeage / géolocalisation | Quelques mois en règle générale |
Ces durées sont indicatives et tirées des préconisations CNIL : la durée exacte dépend de la finalité du traitement et peut être allongée par une obligation légale (ex. : prescription en matière de contentieux du travail).
Tes droits concrets
- Droit d'accès : demander une copie de toutes les données te concernant détenues par l'employeur.
- Droit de rectification : corriger une donnée inexacte (ex. erreur sur ton ancienneté).
- Droit d'opposition : t'opposer à un traitement non indispensable à la relation de travail (ex. exploitation commerciale de ton image sans accord).
- Droit à la limitation : demander le gel d'un traitement contesté en attendant une vérification.
Cas particuliers
| Situation | Traitement | À vérifier |
|---|---|---|
| Données inexactes dans le dossier salarié | Droit de rectification à exercer auprès de l'employeur | Demande formalisée par écrit |
| Transmission du dossier à un tiers | Nécessite en principe l'accord du salarié ou une base légale | Finalité du traitement invoquée |
| Conservation du dossier après le départ | Limitée à la durée nécessaire aux finalités | Délais de prescription applicables |
| Absence de réponse de l'employeur à une demande d'accès | Possibilité de saisir la CNIL | Délai légal de réponse dépassé |
Questions fréquentes
Mon employeur refuse de me donner mes données : que faire ?
Tu peux d'abord renouveler ta demande par écrit (lettre ou mail avec accusé de réception). En cas de refus persistant ou de silence après le délai légal, tu peux saisir la CNIL en ligne, qui peut mettre en demeure l'employeur.
La vidéosurveillance ou la géolocalisation du véhicule professionnel sont-elles légales ?
Oui sous conditions strictes : finalité légitime, information préalable des salariés, proportionnalité (pas de surveillance permanente injustifiée), et dans certains cas consultation du CSE. Une preuve obtenue par un dispositif non déclaré ou disproportionné peut être jugée illicite devant les prud'hommes.
Quelles données personnelles l'employeur peut-il conserver dans le dossier du salarié ?
Seules les données pertinentes et nécessaires à la gestion de la relation de travail peuvent être conservées, pour une durée limitée et proportionnée aux finalités poursuivies.
Le salarié peut-il demander la rectification de données inexactes dans son dossier ?
Oui, le droit de rectification permet à tout salarié de demander la correction de données inexactes ou incomplètes le concernant.
L'employeur peut-il transmettre le dossier du salarié à un tiers sans son accord ?
En principe non, sauf obligation légale ou nécessité justifiée par la finalité du traitement, et sous réserve d'en informer le salarié.
Combien de temps l'employeur peut-il conserver le dossier après le départ du salarié ?
La durée de conservation dépend de la finalité (paie, contentieux potentiel) et doit être limitée à ce qui est nécessaire, généralement alignée sur les délais de prescription applicables.
Que faire si l'employeur ne répond pas à une demande d'accès aux données personnelles ?
Le salarié peut saisir la CNIL d'une plainte en cas d'absence de réponse ou de réponse insatisfaisante dans le délai légal.
La géolocalisation d'un véhicule professionnel peut-elle être utilisée en dehors du temps de travail ?
Non, la géolocalisation doit être désactivée en dehors du temps de travail, sauf exception strictement justifiée et proportionnée.
Suis tes heures, garde tes preuves
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